Papierloses Büro - Endlich Wirklichkeit

Bereits seit ca. 20 Jahren wurde das papierlose Büro propagiert. Und was haben wir heute? Nix dergleichen. Zumindest ist bei mir davon nichts angekommen. Briefe kommen immernoch per Post (da qualifizierte elektronische Signaturen fehlen), Kataloge und Angebote werden hochauflösend erstellt, gedruckt und papierhaft verschickt, Materialien auf Seminaren und Fortbildungen mit einem schicken Ordner verteilt, aber nicht (vollständig) digital. Durch Fernstudiengänge und Fortbildungen haben sich bei mir zudem Dokumente in ca. 30 Leitz-Ordner gesammelt, die ich eigentlich nicht mehr brauche, die ich aber mal für viel Geld bezahlt habe und deshalb nicht einfach wegschmeissen will.

Mit dem Fujitsu Siemens ScanSnap S510M A4 für Mac soll das papierlose "Büro" nun bei mir Einzug halten, hab ich mir gedacht. Schaun mer mal:

Das Ziel

Ziel soll es sein, alle Unterlagen, die nicht wirklich wichtige Dokumente sind (Fahrzeugbrief / Urkunden / Zeugnisse) in einem indizierte, amschinenlesbaren Format so zu archivieren, dass ich auf meinem lokalen System per Volltextsuche darauf zugreifen kann und ich bei Bedarf auch im lokalen Netz von einem anderen PC aus mal ein Dokument suchen kann. Dabei soll der Zeitaufwand zur Erfassung (Scannen), der Konvertierung (OCR) und der Ablage (Indizierung) möglichst gering sein.

Die Hardware

Das Archiv soll auf meinem Mac gespeichert werden, die Hardware sollte also möglichst nahtlos in das Betriebssystem integriert werden können. Ideal ist ein Einzugsscanner, der Simplex und Duplexscan automatisch je nach Dokument vornimmt, verschiedene Papierstärken verarbeiten kann und sinnvoll je nach Dokument zwischen Farbe und monochrom umschaltet. Der Fujits Scan Snap S510M ist genau dafür gedacht, hat allerdings auch einen stolzen Preis. Vorteil des Scanners ist, dass er die eingescannten Dokumente automatisch bearbeitet und als PDF Datei speichert. Man kann einstellen, ob für jede Seite eine PDF erzeugt werden soll, oder ob jeder Scanvorgang als ein PDF Dokument mit mehreren Seiten gespeichert wird. Grade bei Lerneinheiten von Fernstudiengängen ist natürlich der letzte Weg der sinnvollere.

Die Software

Obwohl der Scanner die Dokumente bereits schön formatiert als mehrseitige PDF Datei ablegt fehlen noch zwei weitere Schritte: OCR und Indizierung. Grundsätzlich sind diese beiden Schritte unabhängig voneinander, für OCR bietet z.B. Acrobat Professional an oder DevonThink Pro Office. Die Indizierung könnte man auch über das in Leopard eingebaute Spotlight machen, komfortabler jedoch geht es, wenn die Software beides kann, OCR und Indizierung. Zudem sollte sie nach eine hierarchische Ablagestruktur bieten und Viewer für viele Dokumententypen beinhalten. Devon Think Pro Office bietet diese Funktionen und importiert darüber hinaus auch noch Chatprotokolle und EMails. Es könnte sogar ein Ersatz für BIldarchive / MP3-Sammlungen sein, was ich allerdings bezweifle und gar nicht erst versuchen will. Sooo übersichtlich ist das Programm nun auch nicht.

Speicherbedarf

Wenn die vorhanden 30 Leitz Ordner (und darüber hinaus noch mehr Unterlagen) archiviert werden sollen, kommt einiges an Speicherplatz zusammen. Da während des OCR Prozesses über die gescannten PDF Dateien ein Textlayer gelegt wird, erhöht sich der Speicherbedarf imens. Nach den ersten Versuchen steigt er um das 4 - 6 fache des Speicherplatzes einer Bild-PDF Datei an. Dies wird wohl mit der Zusammensetzung der PDF variieren. Im Schnitt braucht eine gescannte und per OCR gewandelte Seite ca. 0,5 MB Speicher. Ein Leitz-Ordner bei ca. 600 DIN A-4 Seiten verschlingt also schnell 300 MB. Da ich auch E-Mails und weitere Daten wie Bilder (keine Fotosammlungen) speichern möchte, habe ich mal mit einem Volumen von 20 GB gerechnet, bei einem jährlichen Zuwachs von ca. 1 GB (was auf den Tag gerechnet 5 DIN A4 Seiten entspricht).

Sicherheit

Nicht zu vergessen ist der Punkt Sicherheit, denn schließlich ist ein Ziel gewesen, die Originaldokumente nach dem Scannen zu vernichten. DevonThink Pro Office bietet hierfür eine automatische Archivfunktion. Zudem sollten die Daten natürlich verschlüsselt gespeichert werden. Im Funktionsumfang von Devon Think habe ich nichts dergleichen entdeckt, ich habe den Anbieter aber mal per E-Mail gefragt. Die Alternative (und auch sicherlich eine gute Lösung) ist die Einrichtung einer verschlüsselten Partition. Dazu mehr in einem separaten Artikel, wenn meine neue Festplatte eingebaut wird...